iNetDoc

کامل ترین منبع دانلود مقاله و تحقیق

سیستم های اطلاعات مدیریتMIS در سازمان

نوع : word - قیمت :3000 تعداد صفحه :25

متن تحقیق : 

 

فهرست عناوین

  • مقدمه..............................................................................................................................................................................................................3
  • یک سیستم اطلاعاتی چه کار می کند....................................................................................................................................................5
  • انواع سیستم های اطلاعاتی........................................................................................................................................................................6
  • سیر تاریخچه سیستم های اطلاعاتی یکپارچه در ایران.......................................................................................................................7
  • سیستم اطلاعات مدیریت mis.................................................................................................................................................................8
  • تاریخچه و سیر تکاملیmis.......................................................................................................................................................................8
  • تعریف mis....................................................................................................................................................................................................8
  • اهداف و ویژگی های mis.......................................................................................................................................................................12
  • زیر مجموعه هایmis..............................................................................................................................................................................14
  • اهمیت و ضروریت ایجاد سیستم های اطلاعات مدیریت..................................................................................................................15
  • بررسی مسائل کلیدی در مدیریت سیستم های اطلاعاتی................................................................................................................16
  • بررسی مسائل و مشکلات ایجاد و بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت (mis)در کشور.................................................16
  • ارتباطات در سیستم های اطلاعاتی مدیریت......................................................................................................................................17
  • نقش عامل انسانی در موفقیت و شکست سیستم های اطلاعاتی مدیریت....................................................................................19
  • موانع و مشکلات پاده سازیmis..........................................................................................................................................................20
  • قابلیت های فنیmis................................................................................................................................................................................21
  • زیر سیستم های mis..............................................................................................................................................................................22
  • مزایای mis................................................................................................................................................................................................23
  • معایب mis................................................................................................................................................................................................23
  • چشم انداز کاریmis...............................................................................................................................................................................24
  • نتیجه گیری..............................................................................................................................................................................................25
  • منابع و مآخذ.............................................................................................................................................................................................26

 

 

 

مقدمه :

درمیان سرمایه های یك سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است كه تمام امكانات فیزیكی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شونداطلاعات ممكن است بصورت استراتژیكی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان كسب كند ،یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌ توجهی   برای سازمان كسب كند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یك سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد كند كه قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اكثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد.

ومساله مهم در این میان استفاده ی بهتر از این اطلاعات برای مدیریت بهتر می باشد ویكی از قدیمی ترین سیستم ها برای همیاری مدیران در این زمینه سیستم های اطلاعات مدیریت می باشد.

سیستم مجموعه منظمی از عناصر به هم مرتبط می باشد که برای رسیدن به اهداف مشترکی با یکدیگر در تعاملند. در یک نگرش سیستمی، سازمان را می توان یک سیستم تلقی کرد که با دریافت منابع مالی، مواد و منابع انسانی و غیره ضمن انجام فرآیندهای مختلف ولی مرتبط، اهداف مشخصی را تعقیب می نماید. بهره وری سازمانی شامل دو مولفه کارایی و اثربخشی است. یکی به معنی درست کار کردن و دیگری به معنی کار درست کردن                                                                                                                                 

مدیران در سطوح مختلف سازمانی شامل مدیران ارشد، میانی و اجرایی با ایفای نقشهای متفاوت اطلاعاتی، تصمیم گیری و تعاملی و بهره گیری صحیح از اطلاعات در پی ارتقاء بهره وری سازمان می باشند..سیستم های اطلاعاتی  با بهره گیری مناسب از داده ها، اطلاعات و دانش مورد موجود در سازمان کلیه کارمندان اعم از مدیران و مجریان را در ایفای نقش مناسب خود یاری می نمایند. به عبارت بهتر چنین سیستمهایی استفاده موثر از فناوری اطلاعات را در سازمان محقق می سازند. برخی از مزایای اینگونه سیستمها عبارتند از:            

 برقراری ارتباط کارا بین واحدهای سازمانی-1
 افزایش دقت، سرعت و قابلیت عملکرد-2
 ارتقای اثربخشی و کارایی (بهره وری سازمان)-3
 استفاده برای کاربردهای مدیریتی و غیر مدیریتی-4

‌ ‌ یك‌ برنامه‌ریزی‌ موثر نیازمند نظم‌ و توان‌ پیش‌بینی‌ مشكلات‌ (تهدیدها) و فرصتها در یك‌ محیط‌ متلاطم‌ و پیچیده‌ و نیز دارابودن‌ قابلیت‌ توسعه‌ استراتژیها و سیاستهایی‌ براساس‌ تكنولوژی‌های‌ اطلاعات‌ است‌ كه‌ به‌ سرعت‌ درحال‌تغییرند.
‌استفاده‌ از سیستم‌های‌ اطلاعات‌ به‌عنوان‌ یك‌ مزیت‌ رقابتی‌ در درجه‌ دوم‌ اهمیت‌ قرار داده‌ شد. امروزه‌ سیستم‌های‌ اطلاعات‌ به‌عنوان‌ یك‌ ابزار و سلاح‌ استراتژیك‌ اصلی‌ در بسیاری‌ از شركتها تلقی‌ می‌شود. این‌ مزیت‌ رقابتی‌ نتیجه‌ تشخیص‌ فرصتها و به‌دنبال‌ آن‌ اجرای‌ موثر و سریع‌ تكنولوژی‌های‌ اطلاعات‌ برای‌ بهره‌جویی‌ از این‌ فرصتهاست.
‌در بسیاری‌ از شركتها، سه‌ سطح‌ برای‌ تعریف‌ استراتژی‌ وجود دارد. در بالاترین‌ سطح، استراتژی‌ شركت‌ خطوطی‌ را كه‌ آن‌ شركت‌ در آن‌ تجارت‌ می‌كند و نحوه‌ تشخیص‌ منابع‌ كلیدی‌ شركت‌ به‌ هریك‌ از این‌ خطوط‌ را مشخص‌ می‌سازد. در یك‌ اقتصاد متلاطم، هویت‌ یك‌ شركت‌ و به‌نوبه‌ خود تخصیص‌ منابع، ممكن‌ است‌ طی‌ زمان‌ دستخوش‌ تغییر گردد. سطح‌ دوم‌ استراتژی‌ درارتباط‌ با واحدهای تجاری استراتژیک است‌ كه‌ می‌توان‌ یك‌ بخش‌ فرعی‌ یا خط‌ تولید در شركت‌ باشد. هرگاه‌ استراتژی‌ یك‌ شركت‌ متحول‌ گردد، منابع‌ تخصیص‌یافته‌ به‌ واحدهای‌ تجاری‌ موجود یا جدید ممكن‌ است‌ تغییر كند. سطح‌ سوم‌ استراتژی، همان‌ استراتژی‌ عملیاتی‌ است. هر زمان‌ یك‌ واحد تجاری‌ استراتژی‌اش‌ تعریف‌ شود، هریك‌ از نواحی‌ عملیاتی‌ در داخل‌ آن‌ واحد بایستی‌ یك‌ سری‌ اعمال‌ را برای‌ پشتیبانی‌ استراتژی‌ مربوطه‌ انجام‌ دهند. از آنجایی‌ كه‌ استراتژی‌های‌ عملیاتی‌ گوناگون‌ (مانند استراتژی‌های‌ فروش، استراتژی‌ تحقیق‌ و توسعه، استراتژی‌ ساخت) برای‌ واحدهای‌ تجاری‌ مختلف‌ ممكن‌ است‌ وجود داشته‌ باشد. ظهور یك‌ استراتژی‌ عملیاتی‌ برای‌ بهره‌برداری‌ از منابع‌ و تكنولوژی‌های‌ اطلاعات‌ به‌منظور پشتیبانی‌ از واحدهای‌ تجاری‌ و دیگر استراتژی‌های‌ عملیاتی‌ به‌طور روزافزونی‌ رخ‌ می‌دهد. بيش از هشتاد درصد كار روزانه مديران صرف اطلاعات مي‌شود از جمله دريافت اطلاعات، برقراري ارتباط و استفاده از اطلاعات در طيف وسيعي از امور مختلف. از آنجايي كه اطلاعات مبناي تمام فعاليت‌هاي يك سازمان است، سيستم‌هايي بايد وجود داشته باشند كه اطلاعات را توليد و مديريت كنند. هدف چنين سيستم‌هايي ايجاد تضمين در ارائه اطلاعات صحيح و قابل اطمينان در مواقع مورد نياز و در شكل قابل استفاده است. چنين سيستم‌هايي،سیستم های اطلاعات نامیده شدند                                                                                                       .

                                                                                                       

 

يك سيستم اطلاعات چه كار مي‌كند؟

يك سيستم اطلاعات سه فعاليت عمده انجام مي‌دهد (شكل 1). ابتدا اطلاعاتي را از منابع درون سازماني يا برون سازماني به عنوان ورودي دريافت مي‌كند. سپس بر روي اطلاعات دريافت شده كارهايي انجام مي‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سيستم را توليد كند. در نهايت، اطلاعات توليد شده را در اختيار كاربر در نظر گرفته شده مثلاً يك مدير يا يك كارمند قرار مي‌دهد.                                                                                                

 

با نگاهي كوتاه به سازمانها وشركتهاي موفقی كه داراي شهرت وآوازه بيشتري هستند در مي يابيم كه همه آنها در فعاليتهاي روزانه شان،وابستگي شديدي به سيستمهاي اطلاعاتي دارند و درحقيقت سيستمهاي اطلاعاتي نقشي كليدي درموفقيتهاي آنها ايفا نموده اند. اساساامروزه نيازبه سيستمهاي اطلاعاتي درهمه جنبه های تجارت قابل لمس است واستفاده ازاین گونه سیستمها تنهابه شركتهاي بزرگ ومشهور محدود نمی شود، بلكه حتي سازمانهاوشركتهاي كوچك موفق رانيز در بر مي گيرد.   امروزه سیستمهای اطلاعاتی به سرعت در حال تاثیر گذاری بر الگوی زندگی، مدیریت، تجارت و دیگر زمینه های زندگی انسانی هستند. سازمانها با بهره گیری از سیستمهای اطلاعاتی موفق به ایجاد تحولات چشمگیری در فعالیتهای خود شده اند.از جمله این تغییرات می توان به کاهش هزینه ها، کاهش زمان تولید، افزایش بهره وری و تغییرات ساختاری اشاره نمود و همه اینها در کنار ابزارهای مختلف فناوری اطلاعات همچون پایگاههای اطلاعات، پست الکترونیک وسایر ابزارهای ارتباطی به مدیران اجرایی کمک می کنند تا دیدگاهی کامل از وضعیت شغلی و کاری شان به دست آورند. رشد سیستمهای اطلاعاتی چنان وسیع بوده که حتی سنتی ترین و قدیمی ترین نظامهای تولیدی و خدماتی نیز با استفاده از آنها میتوانند به بازده بیشتری نایل آیند(لاودن،1377)                          دراين راستا، هدف مدیریت سازمانها، استفاده مؤثرو اثربخش از این سیستمها برای دستیابی به اهداف کلی سازمان است. موفقيت وپيشروبودن سازمان در سیستمهای اطلاعاتی می تواند به دستیابی به فرصتهایی بینجامد که منافع ذینفعان سازمان را به بهترین نحو تامین نماید.                              گسترش و به کارگیری اطلاعات ومديريت در سازمانها بايدبرنوعي سيستم متكي باشد. از ديدگاه سيستمی، سيستمهاي اطلاعاتي،زيرساخت هر سازماني هستند. آنها قلب تپنده و نيروي پیش برنده سازمان محسوب می شوند.در این فصل، ديدگاههاي موجود درمورد سيستمها، مباني سيستمو وظایفی که این سیستمها درسازمانو مديريت بر عهده دارند به بحث و بررسی گذاشته می شود. به طوركلي، استفاده از سيستمهاي اطلاعاتي چنانچه سبب تغييرشيوه رقابت شركت شود يك حركت استراتژيك (Strategic) به شمار مي رود.زیرا استراتژي راهي است كه يك سازمان بااعمال آن تلاش مي كند ميان خود و رقبایش تفاوتهايي را به وجود آورد. سؤال اصلي دراين رابطه این است كه چگونه مي توان سيستمهاي اطلاعاتي را برای بهبود جايگاه رقابتي سازمان جهت رفع نيازهاي مشتريان، افزايش سهم بازار، كسب موقعیتی بالاتر در صنعت،دستیابی به منافع بيشتر و به کار برد .                                                                                                   

انواع سيستم‌هاي اطلاعات

سيستم‌هاي اطلاعات داراي انواع و اقسام مختلفي هستند و از وجوه متفاوت مي‌توان آنها را دسته‌بندي كرد. مقاله «نوع‌شناسي سيستم‌هاي اطلاعات» يك دسته‌بندي از سيستم‌هاي اطلاعات ارائه مي كند. سيستم‌هاي اطلاعات سازماني عبارتند از:                                                                                                      

  • سيستم‌هاي پردازش مبادلات
  • سيستم‌هاي اطلاعات مديريت
  • سيستم‌هاي اطلاعات اجرايي
  • سيستم‌هاي پشتيبان تصميم‌گيري
  • سيستم‌هاي پشتيبان اجرايي
  • سيستم‌هاي خبره
  • سيستم‌هاي اتوماسيون اداري
  • سيستم‌هاي دانش‌ورزي

 

سير تاريخي سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در ايران

سالهاي متمادي چهار مجموعه ذيل كليت سيستم هاي اطلاعاتي سازمانها و موسسات مطرح در ايران را     تشكيل مي داد

بخش روشها ( شامل شماي کلي فعاليت سازمان و مجموعه نمودارهاي گردش عمليات‌)                         بخش حسابها ( شامل اصول و مباني طرح حسابها ، فهرست حسابها ، تعريف حسابها و روش ثبت حسابداري عمليات )

 بودجه و گزارشها ( شامل روشهاي تهيه بودجه و فرم هاي مرتبط با تهيه بودجه و گزارشهاي مديريت )     سازمان ( شامل نمودار سازماني و شرح وظايف سازماني کارکنان )                

  از اواخر دهه 50 علايق سازمانها و موسسات به اهميت استفاده از رايانه براي پردازش اطلاعات فزوني يافت و کوشش در جهت فراهم کردن اطلاعات مورد نياز استفاده کنندگان درون سازماني و برون سازماني از طريق نرم افزارهاي رايانه اي به گونه‌اي که بتواند سودمندي اطلاعات را افزايش دهد ، آغاز گرديد و استمرار اين کوشش در سالهاي اخير اشتياق سازمانها و موسسات به در اختيار گرفتن سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه از جمله «سيستم برنامه ريزي منابع سازمان» را به دنبال داشته است .                                        بررسي تاريخي سيستم هاي اطلاعاتي در ايران در دهه هاي نزديک نشان مي دهد که سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه نيز مانند ساير مقوله ها تحت تاثير اوضاع و احوال سياسي و عواملي از اين دست بوده و به دليل بي ثباتي اوضاع و احوال سياسي و اقتصادي کشور ، تحريم کشور توسط کشورهاي صاحب نام در زمينه فناوري اطلاعات ، دخالت بيش از حد دولت در اقتصاد، انحصاري بودن اکثر کالا و خدمات ، ناکارايي قوانين مالي و مالياتي و سرمايه گذاري و اساساٌ گرايش سرمايه گذاران به بازده سريع سرمايه گذاري بسط و توسعه نيافته و به جايگاه واقعي خود نرسیده است.                                                                     

نارسائيها و دشواريهاي سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه: در جريان طرح ، استقرار و توسعه سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه سه كارگزار نقش اساسي دارند                                                                       

الف ) طراح ( تحليلگر يا آناليست ) و عرضه کنندگان سيستم؛                                                       

ب ) مشتري ( کاربران و مديران )؛                                                                                         

ج ) دولت و نهادهاي حرفه اي

 سیستم اطلاعات مدیریت " MIS ":

 تاریخچه و سیر تکاملی MIS

سيستم هاي اطلاعات مديريت تا قرن بيستم با تأني به حركت خود ادامه داد وشايد علت آن عدم توانايي بشر درحفظ، نگهداري وبازيابي اطلاعات بود. باتوسعه رايانه‌هاي باظرفيت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بيستم تكامل وكاربرد مفاهيم سيستمهاي اطلاعاتي مديريت،با روندي ديگر وباسرعت بيشتري توسعه يافت كه حاصل آن تغييرات درعمليات وفعاليتها ووظايف سازمانهاي تجاري دنيا به شرح زيرشد:
1- مديريت متمركز وتكيه برمحورهاي تمركز اطلاعات وبهره گيري ازفن‌آوري پيشرفته
2- طراحي اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنياز براي اتخاذ تصميم مديريت، برنامه ريزي وكنترل سازمان
3- طراحي سيستم اطلاعات مديريت باتكيه بركنترل وسيستم هاي اطلاعاتي مديريت كنترل پروژه ها
نتايج حاصل ازاين مفاهيم، سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ناميده مي شوند.                                            

  1. پردازش داده (دوره 1950)
  2. سیستم اطلاعات مدیریت (1960-مسائل ساختار یافته)
  3. سیستم حمایت از تصمیم (1970-مسائل نیمه ساختار یافته)
  4. سیستم خبره (1980-مسائل ساختار نیافته)
  5. سیستم اطلاعات مدیریت عالی (1980-مسائل ساختار نیافته)
  6. سیستم تصمیم گروهی(1990)
  7. شبکه عصبی مصنوعی(1990)

تعریف MIS:

تعاريف متعددي از سيستم اطلاعات در رشته‌هايي مانند مديريت، علوم كامپيوتر، مهندسي نرم افزار و علوم حسابداری ارائه شده است است.

تعاریف MIS  از دیدگاه صاحب نظران :

موردیك و مانسون   :

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است كه داده‌های محیطی را جمع‌آوری و داده‌های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌كند و سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب كرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد كه اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند.

هنری سی لوکاس :

 MIS یک سری شیوه های منظم میباشد که وقتی اجرا شوند اطلاعاتی را برای کمک به عمل تصمیم گیری فراهم می آورد.

وبر و واتسن :

 MIS   را به عنوان گروه منظمی از فرایند ها نقل میکنند که اطلاعات را برای کمک به عمل تصمیم گیری و اجرا با یک سازمان دهی برای مدیران فراهم میکنند.

آواد :

 سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یكپارچه، رایانه‌ای و كاربرـ ماشین است كه اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری فراهم می‌كند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از:

  • سیستمی یكپارچه برای خدمت به تعداد زیادی كاربر
  • سیستمی رایانه‌ای كه تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یك پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌كند
  • رابط كاربر- ماشین كه به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد،
  • ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی
  • پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری

دیویس و اولسون :

سیستمی یكپارچه متشكل از كاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، كنترل و تصمیم‌گیری و یك پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد.

لوسی (Lucey ):                

MIS را به عنوان یک سیستم برای تبدیل داده ها از حالت منابع داخلی و خارجی به اطلاعاتی برای برقراری ارتباط میداندو برای اخذ تصمیم مناسب و موثر و به موقع برای برنامه ریزی،هدایت و کنترل فعالیت ها میداند.

و بطور کلی...

سیستم های اطلاعات مدیریت (Management Information systems) ، به مطالعه سیستم های اطلاعاتی در سازمان می پردازد. سیستم اطلاعاتی، سیستمی متشکل از شبکه ای از کانال های ارتباطی است که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. اجزای سیستم اطلاعاتی، جمع آوری و دستکاری داده ها و اطلاعات را انجام می دهند. این اجزا شامل سخت افزار، نرم افزار، افراد، سیستم های مخابراتی و داده ها هستند. فعالیت هایی که در این زمینه صورت می گیرند، عبارتند از : ورود داده ها، پردازش داده ها، ذخیره سازی داده ها و اطلاعات و تولید خروجی هایی نظیر گزارشات مدیریتی.حوزه مطالعات سیستم های اطلاعاتی مثل علوم کامپیوتر که تئوری یا مهندسی کامپیوتر که بیشتر به مباحث مهندسی توجه دارد نمی باشد. مطالعه سیستم های اطلاعاتی به طور معمول تابع اصول تجارت است و اغلب به توسعه نرم افزار توجه دارد.سیستم های اطلاعاتی در کسب و کار از فرایندها و عملیات، استراتژی های پشتیبان تصمیم گیری و پشتیبان رقابت، حمایت می کند.سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل ها، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می گیرد.

پردازش اطلاعات كه معمولا پردازش داده هاي مبتني برتصميم ناميده ميشود، اطلاعات را به مديراني كه بايد دريك موقعيت خاص تصميم بگيرند عرضه مي كند. اين سيستم، اطلاعات را براي حمايت از تصميمات فراهم مي سازد؛ البته در مواردي كه اطلاعات مورد نياز مي تواند از پيش شناسايي جمع آوری و عرضه شود.             

سيستمهاي اطلاعات مديريت M.I.S همچنين سيستمهاي گزارش دهي مديريت نيز ناميده مي شوند. اين سيستم برپشتيباني از تصميم درمواردي كه اطلاعات مورد نياز به خوبي تعريف شده اند تمركز دارد. به عبارت ديگر، بعداز تجزيه وتحليلموقعيت اطلاعات را برا تصمیم گیری عرضه می کنند. علاوه براين، در برخی موقعیتهای تکراری شرایط از پیش شناخته شده است. ازاين رو، گزارشهای سيستمهاي اطلاعات مديريت شامل اطلاعات اخذ شده ازموقعیتهای تکراریمی باشد و باتركيب جزئيات حاصل از تفسیر رويدادهاي جديد بااطلاعات گذشته، تصميم گرفته شود.اين اطلاعات برای آنکه در تصمیم گیری مفید واقع شوند بايدبه موقع ارائه شوند. مثالهاي زيرنشان دهنده چندين جنبه مهم ازپردازش اطلاعات است.تصميم گيرندگان ايده خوبي از متغيرهاي موردنظر واطلاعات موردنيازدارند.مديران توليد درشركتها باتصميماتي درباره تغییر اساسی یا جزئی قيمتها مواجه ميگردند. اين تغييرات دربعضي صنایع یا شركتها ممکن است به صورت هفته اي ياماهانه صورت پذيرد.مدیران گاهی به اطلاعاتي نیاز دارند که امکان نظارت برعملكرد و قيمت را فراهم می کند.بعضي ازاطلاعات موردنياز را می توان ازپردازش ثبتهایی ذخيره شده پیشین به دست آورد.

موقعیتهای دیگر استفاده از سیستمهای اطلاعات مدیریت می تواند شامل تغییر فضای رقابتی یا سیاستهای قیمت گذاری جدید باشد.

 

اهداف و ویژگی های سیستم اطلاعات مدیریت "MIS"

اهداف سيستم هاي اطلاعات مديريت را مي توان در چند دسته اصلی طبقه بندی نمود كه در ذیل آنها را ارائه می نمائیم. این اهداف علیرغم خلاصه بودن شمای کلی خوبی ارائه مي کنند:

                -گرد آوري، طبقه بندي، ذخيره و  بازيابي اطلاعات

-                تسهيل فرایندهای انتقال داده ها

-                فراهم نمودن اطلاعات لازم براي ارزیابی شاخص هاي عملكرد سازماني

-                تجزيه و تحليل شاخص ها بمنظور ارائه گزارش عملكرد سيستمهاي مختلف

                فراهم کردن امكان كنترل بر عملكرد واحدهاي سازماني و انجام اقدامات اصلاحي

-                توليد اطلاعات لازم براي تصميم گيري در كليه رده هاي سازمان

                -اطلاعات دقیق را به موقع در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد.

               -پاسخگوی کنکاشهای مدیریت برای دستیابی به اطلاعات باشد.

                -ارائه گزارش بر مبنی استثنا به مدیریت

                -داشتن توان ادغام در آینده

                -پذیرش سیستم توسط استفاده کنندگان

در راستای تحقق این اهداف، می توان ویژگیهایی را نیز برای سیستمهای اطلاعاتی در نظر گرفت. هر چند كمتر  سيستم اطلاعات مدیریتی را می توان در سازمانها يافت كه تمام ويژگي هاي مطلوب را دارا باشد، ولي اين واقعيت متضمن اين نيست كه سیستمهای خوبی نمی توان طراحی کرد. درجه خوب كار كردن يك سيستم، به مجموعه اي گسترده ای از عوامل نظير نوع كاربردها ، تجهيزات، قابلیت های فني نيروي انساني، حمايت مديریت عالي سازمان و تجربیات کاربردی پيشين آن بستگی دارد.(شودریک و همکاران،1385)

به هر حال، قابلیتهای ذیل را می توان به عنوان ویژگیهای مطلوب سیستمهای اطلاعاتی مورد قبول بيشتر استفاده كنندگان از سيستم های اطلاعاتی  مديريت دانست:

اطلاعات دقيق را بموقع در اختيار تصميم گيرندگان قرار دهد. بموقع بودن اطلاعات امري است كه مي بايست  توسط كاربر مشخص شود. اگر اطلاعات  دقيق به هنگام نياز ارائه نگردد ممكن است سودمند خود را از دست دهد يا سودمندي اندكي داشته باشد. هرچند ممكن است چنين نكته اي واضح و بدیهی به نظر برسد، اما بسیاری اوقات مورد غفلت قرار می گیرد. از این رو، ارائه به موقع و دقيق اطلاعات جزو اهداف هر سيستم اطلاعاتی بشمار مي آيد.(دوتا،2001)

سیستم اطلاعاتی بایدپاسخگوي كنكاش مديريت براي دستيابي به اطلاعات باشد. گرچه ممكن است مدير بيشتر نیازمند اطلاعات منظم و دوره ای باشد، ولي سيستم بايد بتواند حتي به در خواست هاي فوري مدير نيز پاسخ دهد. اين امر ممكن است به طراحي  سازوکارهای اضافي نياز داشته باشد، زيرا اين قابليت، یک بانك اطلاعاتي با ساختار متفاوت را طلب مي كند. هر چند كه بازيابي اين نوع اطلاعات دشوار است، ولي ارزشی که می آفریند به هزينه اش مي ارزد.

سیستم اطلاعاتی باید گزارش بر مبناي استثنا به مديريت ارائه دهد. مديران به دانستن صدها فعاليتي كه بطور رضايت بخش انجام مي شود علاقه اي  ندارند، بلكه مي خواهند از عواملي كه خارج از كنترل هستند يا بزودي از كنترل خارج مي شوندآگاهي يابند. هنگامي كه توان نامحدود رايانه را در توليد گزارش هايي كه فاقد محتواي معني داري هستند درنظر بگیریم، اهمیت گزارش بر مبناي استثنا برایمان آشکار می شود.(اوانس،1997)

توان ادغام در آينده را داشته باشد. سيستمهاي اطلاعاتي جاري بايد با تغييرات سخت افزارها و نرم افزارها كه ممکن در آينده رخ خواهد داد، سازگاري داشته باشند .سیستم اطلاعاتی بایدمورد پذيرش كاربران مورد نظر باشد. اگر تمامي شرايط قبلي فراهم باشد ولي به هر دليل سيستم مورد پذيرش كاربران نباشد موفق نخواهد بود. بسيار اتفاق مي افتد كه عليرغم اثبات مفيد بودن سيستم اطلاعاتي براي مديران، به دليل مقاومت كاركنان، سیستم با شکست مواجه می شود. در بعضي موارد، حتی خرابكاري در سيستم از جانب كاركنان نيز مشاهده شده است.

در کنار اینها ويژگي هاي ديگري نيز مانند  با صرفه بودن عمليات سيستم، سهولت استفاده از آن و هماهنگي اهداف در داخل سازمان را مي توان ذکر کرد. ولي نكته مهمي كه بايد بدان توجه کرد اين است كه اگر در آغاز، اهداف سيستم بطور واضح تعريف شود، آنگاه مي توان قضاوت كرد كه آيا سيستم ما را به اهداف موردنظر می رسانند يا خير. اين اهداف، شاخص هاي عملكرد سيستم و مفيد بودن آن را براي سازمان نشان می دهند (رضاييان،1384).

از همه مهم تر اینکه، فراتر از تمام ویژگیهای پیش گفته، هدف سيستم اطلاعاتي مديريت صرفاً توليد اطلاعات نيست،بلكه اين سيستمها بدنبال انتقال مفاهيمي هستند كه مديران با در اختيار داشتن آن اطلاعات و درك آن مفاهيم نسبت به تصميم‏گيري بهينه كه هدف نهايي مديريت است اقدام نمايند.

MIS شامل سه جزء است: مديريت، اطلاعات وسيستم
 MIS نه تنها مديران رادرامور استراتژيك حمايت مي كند، بلكه درتصميمات تكراري وروزمره نيز اطلاعات لازم را د راختيار  مديران تاكتيكي قرارمي دهد وآنها راقادر مي سازد تابه اطلاعاتي دست يابند كه جهت تصميماتشان كمك موثري باشد. MIS مي تواند تصاويري از مغايرتها وانحرافات از برنامه هاي تعيين شده رانيز آشكار سازد چنين  اطلاعاتي  ازطريق تهيه گزارشات مديريت درقالبها وتصاوير منطقي وقابل تعبير وتفسير وتجربه وتحليل دراختيار مديريت قرار مي گيرد.

زيرمجموعه هاي سيستم MIS

 زيرمجموعه هاي سيستم MIS عبارتند از: سيستمهاي اطلاعاتي مديريت نيروي انساني، سيستمهاي اطلاعاتي مديريت مالي وحسابداري، سيستمهاي اطلاعاتي مديريت توليد وسيستمهاي اطلاعاتي بازاريابي وفروش كه متكي برپايگاههاي مشترك ومتقابل است. مديران MIS بايستي ازدنياي حقيقي وسيستمهاي موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثري راايفا كنند وبهمين دليل بايستي اطلاعات صحيح دراختيارشان قرارگيرد. يكي از نقشهاي مهم مديرMIS، آگاهي وتفسير ازعوامل محيطي وبيروني سازمان است. مديران MIS بايستي ازارزشهاي سيستمهاي موجود مطلع گردند واينكه سيستمهاي دستي موجود چه اطلاعات ونقشي رابعهده دارند. عملاً مديرMIS براي طراحي وكنترل شركت به معاون خدمات اجرايي يامعاون ارشد گزارش مي دهد دربسياري از شركتها، شاخه معاونت MIS بوجود مي آيد كه گزارش خورامستقيماً مديريت عالي تسليم مي‌دارد.

جهت تصميماتشان كمك موثري باشد. MIS مي تواند تصاويري از مغايرتها وانحرافات از برنامه هاي تعيين شده رانيز آشكار سازد چنین اطلاعاتی ازطريق تهيه گزارشات مديريت درقالبها وتصاوير منطقي وقابل تعبير وتفسير وتجربه وتحليل دراختيار مديريت قرار مي گيرد.

 

 

 

اهميت و ضرورت ايجاد سيستم اطلاعات مديريت (MIS)

در گذشته مديران ، اطلاعات را يك پديده هزينه دار مي دانستند در صورتي كه اكنون سيستم هاي مناسب اطلاعاتي با ارائه اطلاعات به موقع و قابل اعتماد و اتكاء در اشكال مناسب و گزارشات منظم ، آنان را در فرآيند اخذ تصميم ياري مي نمايند . بنابراين به اين سيستم ها ، نه بعنوان يك پديده هزينه دار بلكه بايد بعنوان بخشي از سرمايه شركت نگريست و از ديدگاه صحيح مديريتي اين سيستم ها عرضه كننده راه حل هاي مسائل و مشكلات برخاسته از محيط به ياري دانش فني اطلاعات است .

سيستم اطلاعات مديريت و سازمان بر يكديگر تأثيري متقابل داشته و در حالي كه سيستم مذكور اطلاعات مورد نياز سازمان را فراهم مي نمايد و با انتخابات يك نظام اطلاعاتي جديد بر ساختار ، فرهنگ و ديگر بخشهاي سازمان اثر مي گذارد ، نيازهاي سازمان نيز در طراحي اين سيستم مؤثر بوده تا سازمان بتواند از امتيازات نوين سيستم بهره مند گردد ، در واقع مديران تصميم مي گيرند چه سيستمي برقرار گردد و چگونه كار گذاشته شود تا آنچه را مي خواهند با توجه به ساختار ، سياستها ، فرهنگ و محيط اطراف سازمان و تصميم هاي مديريتي بدست آورند .

بنابراين آنچه كه از ديدگاه مديريت هزنيه بر است ، اطلاعات بي ربط و بيهوده است كه با تأثيرات جانبي آن حتي ممكن است مديران در تصميم گيري نيز دچار انحراف گردند و آنچه كه از ديدگاه مديريت بعنوان بخشي از سرمايه شركت است ، اطلاعات مرتبط ، دقيق ، بموقع ، قابل اعتماد و اتكاء مي باشد كه مديران را در اخذ تصميمات بهينه و مؤثر راهنمائي نمايد و از آنجائي كه اطلاعات خود عامل قدرت براي مديريت است ، بنابراين مدير با قدرت و توانا كسي است كه ، داراي اطلاعات صحيح و سريع از پديده هاي محيطي باشد و از چنين ابزاري در جهت تحصيل اهداف سازماني بصورت بهينه استفاده نمايد .

بر اساس مطالب فوق سيستم اطلاعات مديريت را مي توان روش رسمي تهيه و آماده سازي اطلاعات دقيق و به موقع جهت تسهيل فرآيند اتخاذ تصميم مديران در هنگام برنامه ريزي ، كنترل و اتخاذ تصميم مؤثر و بهينه سازمان دانست .

علاوه بر مطالب فوق يك سيستم اطلاعاتي مناسب مي تواند موجب ايجاد رابطه بهتر و منطقي تر جهت تبادل اطلاعات و كاهش كارهاي زائد اداري از طريق حذف عمليات غيرضروري و تسريع در عملكرد قستمهاي مختلف و برطرف نمودن نياز به دوباره نويسي اطلاعات در بخشهاي مختلف سازمان و ايجاد كنترلهاي بهتر در سازمان گردد.

 

بررسي مسائل كليدي در مديريت سيستم هاي اطلاعاتي

در طول دو دهه گذشته , شاهد پيشرفت عجيبي در تكنولوژي اطلاعات (IT ) بوده ايم كه تغيير عميقي در حل مسائل تجاري شركت ها داشته است . امروزه دپارتمان هاي سيستم هاي اطلاعاتي درفرآيند سازمان دهي محيط سازمان ها تغييرات سريع و زيادي را ايجاد مي كنند . استنباط اين موارد براي مديريت سيستم هاي اطلاعاتي بسيار با اهميت است , كه مي تواند در موارد مختلف از هر موضوع و سيستمي مفيد باشد . كه شامل فروشندگان , شهروندان حرفه اي , مشاوران , آموزش دهندگان و محققان شود . استفاده از مديريت سيستم هاي اطلاعاتي در كشورهاي مختلف از نتايج خوبي بهره مند بوده است كه با بررسي تجارب آنها در بخش هاي گروههاي تجاري , IT و الكترونيك , توليدات سنتي , تجارت و بازرگاني , خدمات و كشاورزي مي توان به راهبردهاي جديدي دست يافت . كه با بررسي مسائل كليدي موجود در استفاده آنها از سيستم هاي اطلاعاتي و نحوه مديريت آنها مي توان به عنوان تجربيات در سيستم هاي اطلاعاتي كشورمان ايران مورد استفاده قرار گيرد . يكي از اين كشورها چين مي باشد كه داراي تجربياتي در زمينه مديريت سيستم هاي اطلاعاتي مي باشد كه در اين كشورتحت 12 مسئله كليدي عنوان و مورد بررسي قرار گرفته شده است .

 

بررسي مسايل و مشكلات ايجاد و بكارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت(MIS) در كشور

امروزه رشد روز افزون فناوري اطلاعات و تأثير چشمگير آن درافزايش بهره وري سازمانهاي دولتي و خصوصي در سطح جهان، حركت جهاني را به سمت بهره گيري از انواع مختلف سيستم هاي اطلاعاتي به ويژه سيستم اطلاعات مديريت (MIS) ، موجب شده است كه كشور مانيز در مسير اين حركت قرار گيرد. اين حركت در داخل كشور در پيش روي خود با تحولات، موفقيت ها، شكست ها، چالش ها و مقاومتهاي فراواني مواجه بوده است. سازمانهاي دولتي و خصوصي زيادي از (MIS) به عنوان يك ابزار خوب مديريتي و مؤثر در امر تصميم گيري بهره گيري نموده اند و سازمانهاي بيشتري هم دراين فرايند از مزاياي آن بي بهره مانده اند.


بررسي مسايل و مشكلات مربوط به فرايند طراحي، استقرار، بهره برداري و توسعه سيستم هاي اطلاعات مديريت در كشور مي تواند در چنين فضايي در تصميم گيري كليه اركان دولتي و خصوصي حايز اهميت باشد. چرا كه استفاده سنجيده و آگاهانه از فناوري هاي اطلاعاتي مدرن به ويژه (MIS) در كشور مي تواند راه توسعه و پيشرفت و ترقي كشور را هموارتر نمايد و كارآيي و اثربخشي آنها را بيشتر نمايد.


موانع پيش روي سازمانها به سه گروه موانع انساني، موانع سازماني و موانع محيطي تقسيم و درمورد آنها مباحثي ارايه و به ويژه با تمركز بر موانع انساني و با بهره گيري از نتايج تحقيقات ميداني كه در تعداد زيادي از سازمانها به ويژه سازمانهاي دولتي انجام شده، اين موانع معرفي گرديده اند.

تاثیر تغییرات سيستم اطلاعات
ازآنجا كه سيستم اطلاعات مديريت بشر تحت تاثير رايانه واتوماسيون مي‌باشد، ممكن است ناخواسته بعضي تغييرات رفتاري دركارمندان بوجود آيد كه لزوم توجه به فاكتورانساني رادرمؤسسات مي رساند. كاركنان شركتهايي كه براي اولين بارسيستم هاي پردازش داده ها رانصب كرده بود، احساس ترس كردند. كاركنان ازاين مي ترسيدند كه رايانه‌ها باعث بي كاري وتوسعه يافت.  عاقبت جايگاه سيستم اطلاعات مديريت به عنوان يك زمينه عمده استفاده ازرايانه مستحكم شد. سيستم اطلاعات مديريت به دوطريق عمده درحل مساله كمك مي كند: يك منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم مي نمايد ونيز به شناسايي ودرك مساله كمك مي‌كند. نورساطع از سيستم اطلاعات مديريت بااين هدف است كه براي مديران علائم مساله يا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سيستم اطلاعات مديريت آن است كه نمي‌تواندنيازهاي خاص هرفرد را برطرف كند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سيستم اطلاعات مديريت اطلاعات دقيق موردنياز رافراهم نمي كند مفهوم سيستم پشتيبان تصميم درپاسخ به چنين نيازي بوجود آمد(مك لويد 1378، 5-434،411).

 

ارتباطات در سيستمهاي اطلاعاتی مديريت

غالباَ سازمانها از قسمت ها و واحدهاي مجزا از هم تشكيل مي شوند كه گاه پراکندگی  این واحدها بسيار زياد و حتی در سطح جهاني است. اطلاعات توليد شده در اين واحدها مي بايست به طريقي به مركز سيستم منتقل گردد تا در آنجا روي آنها پردازش صورت گيرد. از طرف ديگر تنها اطلاعات درون سازماني نيست كه به كار مديران مي آيد، بلكه اطلاعات برون سازماني نيز باید برای استفاده مدیران دريافت و پردازش شود. برای آنکه سيستم اطلاعاتی مديريت بتواند به عنوان سيستم عصبی مركزي سازمان عمل نمايد بايد بخشهاي مختلف آن به طریقی به هم مرتبط شوند. این سيستم ارتباطي فاصله ها را از بين مي برد و نقش اصلي خود در جابجايي اطلاعات درون سيستم ارتباطي را به خوبی ایفا می کند.

دلايل چندی برای استفاده و اتكاي بيش از حد سيستمهاي اطلاعات امروزي به ارتباطات به شرح زير مي باشد: (دوتا،2001)

-    اطلاعات و داده هاي وارده به سیستم اطلاعاتی مدیریتاز طريق پایانه هاي متعدد و پراكنده درون و برون سازمانی (مشتريان، عرضه كنندگان، نهادهای دولتي و …)، به دست مي آيد. اين اطلاعات بايد همگی در مرحله پردازش اطلاعات مجتمع شده و اقداماتي مشترك بر روی آنها صورت گيرد.

- وجود داده ها يا خدمات محاسباتي راه دور جهت پردازش اطلاعات .

- توزيع امكانات ميان کاربران چندگانه و متعدد. تخصيص منبع در امور پر هزينه اي همچون چاپ ليزري  و يا  چاپگر دات ماتريس

- لزوم طرح ريزي و هماهنگي از طريق  ارتباطات فرد با فرد.

اين ارتباطات در ابتدا به شكلهاي مختلف مثل نامه، ارتباط رودررو يا حمل فيزيكي بعد از ذخیره سازی در وسایل انتقال ایستا مانند دیسکت یا نوار مغناطیسی صورت می گرفت. اما امروزه بیشترین بار ارتباط و انتقال اطلاعات بر دوش وسايل الكترونيكي يا ارتباط از راه می باشد و روند ذخيره سازي نیز به تكنولوژي ديجيتالي يا انتقال از طريق كدهاي دو حالتي تغییر یافته است.

صرف نظر از جنبه هاي تبليغاتي و رسانه اي، سخت افزار دچار تحولي عميق و اساسي شده است. سرعت فوق العاده پردازش و توانايي ذخيره و بازيابي حجم عظيم اطلاعات با قيمت هاي بسيار مناسب، موجب افزایش روز افزون كاربرد رايانه شده است. به نحوی که در بازار سخت افزار، هر ايده اي توليد كنندگان و خريدارانی می یابد. حاصل اين وضعیت، ایجاد بازاري است كه در آن براي هر نياز، طيف وسيعي از محصولات با ادعاي پاسخگويي كامل، عرضه مي شود.

اين تنوع روز افزون با توجه به عوامل گوناگون از قبيل عمر مفيد، قيمت و سابقه حضور در بازار، امر انتخاب را با مشكل مواجه مي سازد و اگر اين فناوري به صورت دست دوم و از طريق شركت هاي داخلي عرضه شود، پيچيدگي مطلب دو چندان مي شود

آنچه بديهي است پردازش منفرد جوابگو نيست و سيستم گسترده و وسيعي بايد ايجاد شود. اين سيستم ارتباطي چه در درون سازمانها به عنوان يك مجموعه به هم پيوسته و چه در ارتباط سازمانها با يكديگر، رابطه مستقيم با نيازهاي پردازشي دارند و از آن تاثير مي پذيرد و خود بر آن تاثير مي گذارد .(گالاگر،2003(

انتخاب رايانه هاي بزرگ و متوسط به لحاظ وابستگي هاي شديد و مشكلات جذب نيروي انساني در اقصي نقاط كشور تقريبا منتفي است و انتخاب رايانه هاي كوچك مسائل متعددي را در  نحوه سازمان دهي و ارتباط سيستم ها به يكديگر پيش مي آورد.

ارتباط مناطق  و شعب و ادارات كل استانها با يكديگر نيز با توجه به توانايي هاي شركت مخابرات و انحصار كانالهاي مخابراتي از معضلات ديگري است كه بر طراحي كلي سيستم تاثير زيادي  دارد. هزينه سرسام آور اجاره كانال هاي مخابراتي و ماهواره ها در مقياس ملي، هزينه اي است كه به كل جامعه تحميل مي شود و كانالهاي مخابراتي را به گلوگاه تبادل اطلاعات  ارگانها  و سازمانها كشور تبديل مي كند.

نقش عامل انساني  در موفقيت و شكست سيستمهاي اطلاعاتی مديريت

بدليل اهميتي كه نيروي انساني و تاثير عملكرد آن در موفقيت و شكست سيستمها دارد اين نقش به طور جداگانه بررسي مي شود. جا دارد مديران اين تاثير را كاملا جدي تلقي كرده و در اجراي طرحهاي MIS   با درايت بيشتري اين عامل را هدايت نمايند. سيستمها در همه حال از مرحله مقدماتي طرح تا بعد از اجرا و بهره برداري، با عامل انساني  ارتباط مستقيم دارند و ضمن تاثيرگذاري بر همه جوانب نيروي انساني، از  آنها نيز تاثير مي پذيرند. شايد اغراق نباشد اگر گفته شود كه مهمترين عامل موفقيت يك سيستم همين عامل انساني است. آموزش افراد براي آشنا نمودن ايشان با اهداف، طرز كار و اهميت سيستمها در ارتقا كيفي سازمان و تربيت افراد متخصص براي مراحل مختلف اجراي سيستم  از طريق توسعه و آموزش، مي تواند مديران را در دستيابي به موفقيت سيستم ياري نمايد. هر قدر سرمايه گذاري بیشتری در امر آموزش و توسعه دانش كاربردي سيستمهاي اطلاعاتی مديريت در سطوح مختلف سازماني صورت گيرد، احتمال موفقيت طرح افزايش یافته و مشاركت بيشتر كاركنان را موجب مي گردد. مديران نه تنها از آموزش مبرا نيستند، بلكه لازم است براي هدايت واحدهاي تحت سرپرستي خود، اطلاعات گسترده تري از سيستم داشته باشند. از اينرو، به آموزش هاي بيشتر و جامع تري نياز دارند. اغلب كاركنان به آموزش در سطح كاربردي و عملياتي نياز خواهند داشت. شكست احتمالي طرح با توجه به هزينه هاي سنگين آن، به سادگي ضرورت اين سرمايه گذاري  آموزشي را توجيه مي كند.

تاثير عامل انساني بر طرح سيستمها را مي توان در دو مقوله موفقيت و شكست به شرح  زير بيان نمود:

الف – عوامل انساني  شكست پروژه اجرايي

1 -عدم مشاركت و يا مداخله مدیران ارشد در اجرایی ساختن برنامه ها. اين بدترين حالت مي باشد. تدارك برنامه بدون مشاركت مدير،  پيشبرد پروژه را با مشكل مواجه مي كند و در نتيجه كار موفق نخواهد بود.

2-وجود ضعف مهارتي در بين كاربران آفت بزرگي است، افراد را بايد با آموزش تربيت كرد و در جريان كار از وجود افراد توانا و كارامد سود جست. جايي كه افراد ماهر و تكنيكي وجود ندارد، بايد سعي شود با استفاده از پشتيباني های برون سازمانی، موفقيت ادامه كار را تضمين نمود.

-3  مقاومت در برابر تغيير _ امتناع افراد از ملاحظه منافع حاصل يك سيستم جديد براي كل سازمان، به خاطر حفظ مصالح انفرادي.

-4 نداشتن نيروي انساني از لحاظ تكنيكي و عملياتي.

5 -خصيصه ايجاد تغييرات تدريجي خارج از اهداف اوليه برنامه، به گونه اي كه برنامه به شكلي غير سيستماتيك تغيير يافته و كاربرد آن را مشكلتر كند.

6 -وجود كشمكش هاي فرافكنانه درون اداري در خصوص اينكه مثلا چه كسي مسئول چه چيزي است يا چه كسي صاحب چه اطلاعاتي است.

7 -كمال گرايي – خودداري از به كار بردن برنامه به بهانه عدم تطابق كامل با خواسته هاي افراد.

ب – عوامل انساني  موفقيت

مهمترين عوامل انساني  موفقيت طرحها در چهار مورد زير خلاصه مي شود : (جویز،1998)

۱-اعتماد: مدير بايد به افراد تحت سرپرستي خود اعتماد نمايد، چه قابليت آموزش علمي  به كار گيري تكنولوژي مورد نظر را داشته باشند  يا نه.

۲-آموزش: هر قدر هم كه شرايط  كار پرسنل سازمان سنگين باشد بايد فرصت و زمان كافي براي آموزش متمركز ايشان اختصاص داده شود. همچنين هزينه كافي در اختيار ايشان قرار داده شود تا بتوانند در كنفرانس ها و يا ساير آموزشهاي خارج از محيط كار شركت نمايند.

۳-ارتباطات: بخش تكنولوژيکی سيستمهاي اطلاعاتی مديريت، نيروي انساني موثر خود را بايد در امر ارتباطات سازماني ثابت نگاه دارد. دستورات از بالا ، غالبا سازنده نيستند. براي اينكه كار پياده سازي سیستم راحت تر صورت گيرد بايد از قبل، چارچوبي براي برنامه در حال اجرا، استراتژي و اهداف مطلوب تعيين شده باشد.

-4      توانا سازي: با نيل به اهداف بالا سازمان زمينه را براي توانا سازي كاركنان خود بمنظور پياده سازي برنامه آماده مي نمايد. آنان خود  را در سيستم شريك احساس نموده و مصمم خواهند بود آن را موفق نمايند. علاوه بر اين اگر سازمان سيستمي را كه حتي از نظر منابع و امكانات و تكنولوژي ضعيف تدارك ديده باشد ، مي تواند با اعتقاد قلبي نفرات خود پروژه را به موفقيت برساند.

موانع و مشكلات پياده سازي MIS

فقدان دانش كافي واحدهاي سازماني براي تعريف نيازمندي ها و توقعات آنها از سيستم

عدم مهارت كافي كاربران براي كار با سيستم

عدم تمايل برخي كاربران به تغيير سيستم و تغيير نگرش در محيط كار

وجود داده هاي متناقض و بي كيفيت در سيستم هاي موجود در واحد هاي مختلف سازمان كه بايستي به عنوان منابع داده MIS مورد استفاده قرار گيرند

عدم حمايت برخي مديران در استقرار سيستم

نياز به هماهنگي بين چند واحد سازماني براي اجراي يك فرايند يكپارچه (مانند فرايند درخواست خريد كالا يا درخواست سرويس نقليه)

قابليت هاي فني MIS

يکپارچگي

در سطح داده: هر داده اي فقط يکبار وارد مي شود.

در سطح رابط کاربر: کليه فرمها و گزارش هاي از يک استاندارد پيروي مي کنند.

در سطح نرم افزار: کليه سيستم ها از طريق سيستم گردش كار  اجرا مي شوند.

در سطح امنيت: کليه ماژولها از طريق  مديريت حق دسترسي واحد کنترل مي شوند.

فراگيري در حوزه اداري و مالي سازمان

کليه فرايندهاي حوزه اداري مالي سازمان را تحت پوشش قرار مي دهد.

انعطاف پذيري

طراحي سيستم به گونه اي است که براي تطبيق با فرايندهاي هاي مختلف قابليت تنظيم دارد.

استفاده از يک پايگاه داده

کليه داده ها در يک بانک اطلاعاتي ذخيره و بازيابي مي شوند

امنيت

تامين امنيت سيستم در سطوح مختلف كاربري

زيرسيستم هاي MIS

● سيستم هاي مديريت و نگهداري كالا و تجهيزات

  • انبار
  • اموال
  • تداركات
  • نقليه
  • تعمير و نگهداري تجهيزات
  • مديريت منابع IT

 

● سيستم هاي حوزه مالي

  • حسابداري
  • دريافت و پرداخت
  • بودجه و اعتبارات

 

● سيستم هاي حوزه منابع انساني

  • تشكيلات
  • كارگزيني
  • حقوق و دستمزد
  • حضور و غياب
  • بازنشستگي
  • آموزش
  • ارزشيابي
  • رفاه و تعاون
  • سيستم هاي حوزه مديريت اطلاعات
  • مديريت گردش كار
  •  آرشيو الكترونيكي اسناد

 

  • مبتني بر نياز
  • مبتني بر استثناء
  • آينده گرا

مزایای MIS :

ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیق تر و گردآوری داده های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستم های اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی ،رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی و کنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کارآیی، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام میدهد. حال برای انجام این کارها مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت داشته باشد.موسسانی که به سیستم های اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند.چیزهای دیگری فرا گرفتند. دراین دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کارهای خود آگاه بوده و میدانستند چگونه مسائل رو حل کنند اما به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بودند. در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقا از سیستم اطلاعات مدیریت چه میخواهند دشوار بود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود،آنها نمیدانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرآیندهای مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فراگرفتند.سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیازهای مدیران اصلاح و توسعه یافت.عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم مینماید و نیز به شناسایی و درک مسئله کمک میکند.نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مسئله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را دارد.

معایب  MIS:

ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که :

  • نمیتواند نیازهای خاص هر فرد را برطرف کند
  • نمیتواند مسئله را برآورد سازد
  • اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمیکند.

چشم‌انداز کاری MIS :

طبق سند چشم انداز مشاغل انتظار می‌رود استخدام متخصصین فن‌آوری رشد بسیار سریعتری نسبت به نرخ رشد متوسط داشته باشد. چرا که تکنولوژی در حال پیچیده‌ تر شدن است و سازمانها در حال اتخاذ و اجرا کردن این تکنولوژیها هستند. انتظار می‌رود این شغل (متخصص( MIS در میان بیست مورد اول لیست درجه‌بندی مشاغل جدید از نظر ایجاد تعداد موقعیت شغلی قرار بگیرد.

 

نتیجه گیری :

موفقيت کامل استقرار و به کارگيري موثر سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه در سازمانها و موسسات کشور مستلزم تمرکز بر برنامه‌ريزي‌، تعريف استراتژي کاري ، پرهيز از پرداختن و اهميت دادن بيش از حد به عمليات طراحي و انتخاب نرم‌افزار،‌محور بودن عرضه کنندگان سيستم، انطباق نرم افزار با شرايط محيطي و استانداردهاي ملي حسابداري در امر استقرار سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه است. علي‌رغم اهميت فعاليت پياده سازي از مجموع فعاليتهاي طرح و استقرار سيستم هاي مزبور‌، هنوز اين مهم در کشور مورد توجه جدي قرار نگرفته و درک صحيح و تخمين درست از اثرات آن به عمل نمي آيد و به همين لحاظ سازمانها و موسساتي که به نوعي ديگر اين مرحله از سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه هستند، نتيجه‌اي سريع و عالي را از اين مرحله طلب مي كنند که اين طرز تلقي خود تفکري غلط در پياده سازي سيستم هاي مذکور است، زيرا ساختار سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه و نحوه کارکرد اين سيستم ها بسيار متفاوت با شيوه هاي کارکرد سيستم هاي اطلاعاتي سنتي و يا نرم افزارهاي آماده رايانه اي است و گذار از وضعيت قبلي به وضعيت جديد و ايجاد فرآيندهاي عملياتي موثر براساس سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه و تفکر سيستمي ، کار آساني نيست.

 

 

 

 

 

 

 

منابع  و مآخذ:

fumblog.um.ac.ir

mohseniji.mihanblog.com

پایگاه مقالات علمی مدیریت دانشکده مدیریت دانشگاه تهران

سیستم های اطلاعات مدیریت دکتر احمدعلی یزدان پناه

سیستم اطلاعات مدیریت مجید امیدوار

 

 

 



نوع فایل : word
اندازه فایل : 25
قیمت : 3000
خرید